РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО НАПИСАННЯ НАКАЗІВ

1. Види наказів

Наказ є одним з найважливіших розпорядчих документів, який частіше від інших використовують у практиці управління.

Накази видають керівники закладів, що діють на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції, визначеної статутом закладу і відповідними законодавчими актами.

За своїм призначенням усі накази поділяються на накази із загальних питань (основної діяльності закладу) і накази з особового складу (кадрові).

Накази із загальних питань, у свою чергу, діляться на виробничі, організаційні та аналітичні.

Виробничий наказ видають для оперативного впливу на процеси, що виникають всередині закладу.

Це можуть бути питання:

-                          затвердження положень, інструкцій, правил та інших документів, що вимагають затвердження;

-                          стосовно всього внутрішнього життя закладу.

Організаційні накази видають на основі і на виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, місцевих державних органів влади, наказів і директивних вказівок вищих органів.

Організаційними наказами доводять до відома підвідомчих закладів, працівників закладів директивні вказівки вищих органів, конкретизують їх виконавців, методи і терміни виконання в умовах діяльності закладу освіти.

Для цього і видають у школах, дошкільних , позашкільних закладах накази на виконання розпорядчих документів райво, обласного управління освіти, Міністерства освіти.

За допомогою наказу керівник ставить перед працівниками закладу основні завдання, вказує шляхи розв’язання важливих і принципових питань. Наказ є обов’язковим для виконання всіма працівниками даного закладу.

Накази з особового складу видають під час прийняття на роботу, переміщення, звільнення, надання різних відпусток, стягнення, заохочення і відрядження працівників. Усі накази мають суворо відповідати діючому законодавству і жоден з них не може містити положень, що суперечать закону.

Повна назва закладу

Автором наказу виступає освітній заклад, школа, дошкільний, позашкільний заклад, відділ освіти тощо.  Їхнє найменування подають із вказівкою підпорядкованості: найменування міністерства або відомства, найменування закладу.

Усі найменування подають у називному відмінку в суворій відповідності  з найменуванням, встановленим на печатці або штампі закладу.

Назва виду документа

Слово «НАКАЗ» друкують великими буквами посередині аркуша під назвою установи. В кінці слова крапку не ставлять.

Дата

Дата – це один з реквізитів, який забезпечує юридичну силу наказу. Датою наказу є дата його підписання. Всі дати в наказі оформляють цифровим способом, у тому числі й ті, які використано в тексті, під час датування наказу, резолюції, відмітки про засвідчення копії, погодження, надходження, виконання.

Елементи дати мають бути наведені в одному рядку трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік.

Якщо цифра одна, перед нею обов’язково має стояти нуль.

Наприклад: 05.07.05, 25.09.05.

Місце видання

Цей реквізит містить назву міста чи села, де видано наказ. Перед найменуванням населеного пункту проставляють скорочене позначення міста, села тощо. Його друкують нижче під датою.

Резолюція

Наказ після первинної обробки і реєстрації направляють керівникові, який повинен в резолюції вказати порядок його виконання.

 

 

 

Наприклад:

Директор школи                      (особистий підпис)  І.В.Петренко

Директор Будинку культури (особистий підпис)  С.П.Заславський

Якщо накази друкують у декількох примірниках, то підписують, як правило, лише перший примірник. В інші заклади відправляють завірені копії наказів.

У підписаний наказ вносити будь-які зміни, доповнення без дозволу особи, яка його підписала, не можна.

Печатка

Для засвідчення найбільш важливих документів ставлять печатку. Печатки бувають гербові та прості (без зображення герба України).

Гербову печатку ставлять на перших примірниках (оригіналах) наказів. Простою печаткою засвідчують копії наказів (ДРУГИЙ, ТРЕТІЙ… ПРИМІРНИКИ).

Печатку прикладають перед особистим підписом у такий спосіб, щоб захопити частину слів назви посади особи, що підписала наказ.

 

Відмітка про засвідчення копії

Цей реквізит проставляють нижче реквізиту «підпис». Він містить:

-                          напис «Вірно» або «Згідно з…»;

-                          найменування посади особи, яка засвідчила копію;

-                          особистий підпис особи, яка засвідчила копію;

-                          розшифрування підпису;

-                          дату засвідчення;

Цей реквізит друкують від межі лівого поля на три інтервали нижче реквізиту «підпис».

Наприклад:

Вірно

Секретар       (підпис) Я.С.Воронова

05.09.05

Печатку на копіях прикладають в такий самий спосіб, як і на оригіналах наказів.

Відмітка про погодження

Погодження наказу – це  оцінка суті наказу, його обґрунтованості, доцільності і своєчасності, відповідності діючим законодавчим і нормативним актам. Мета погодження – підвищити якість наказу шляхом компетентної оцінки змісту, редакції, оформлення відповідними службовими особами.

Проекти наказів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення і юридичного обґрунтування, обов’язково погоджують з головним бухгалтером та юрисконсультом.

Погодження складається:

-                          зі слова ПОГОДЖЕНО (пишуть великими буквами без лапок);

-                          найменування посади, включаючи назву установи, з якою погоджено наказ;

-                          особистого підпису;

-                          розшифрування підпису;

-                          дати

Проставляють гриф ПОГОДЖЕНО після реквізиту «підпис».

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання профспілкового комітету №5

від 05.04.06

 

ПОГОДЖЕНО

Начальник відділу освіти

Турійської райдержадміністрації

________________ Н.М.Матвіюк

05.04.06

Відмітка про виконання наказу і направлення його до справи

Цей реквізит містить в собі такі дані:

-                          стислу довідку про виконання з посиланням на підтверджуючий документ (якщо він є);

-                          слова «до справи» та номер справи, до якої має бути підшитий наказ (ця помітка свідчить про те, що роботу з наказом закінчено);

-                          дату скерування наказу до справи;

-                          підпис виконавця.

Реквізит розміщують у лівій частині нижнього поля першої сторінки наказу.

Наприклад:

На наказі відділу освіти після його виконання в школі зроблено помітку:

До справи 01-01. Видано наказ по школі

від 17.03.06 № 23

В.П.Поліщук  20.03.06

 

Відмітка про надходження

Після надходження наказу до закладу на ньому проставляють відмітку, що фіксує факт і дату прийому його в даному закладі спеціальним гумовим штампом або від руки.

Відмітка містить:

-                          скорочену назву закладу, який отримав наказ;

-                          дату отримання;

-                          вхідний реєстраційний номер.

Наприклад:

Гумовий штемпель:

Радовичівська ЗОШ І-ІІ ступенів                                             Вх.№ 125

ВХІД № ______                                                         або           05.04.06

«___» ___________ 2006р.

Дата отримання наказу є важливою пошуковою ознакою і, крім того, початком відліку терміну його виконання. Вхідний реєстраційний номер також служить для пошуку наказу в діловодстві. Проставляють відмітку про надходження на нижньому полі в правому куті.

Нумерація листків

У разі, якщо наказ оформляють на декількох аркушах, усі аркуші після першого нумерують. Нумерацію проставляють посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше як 10мм від верхнього краю. Крапки і тире перед цифрами і після них не проставляють.

 

Правила написання тексту наказу та вимоги до нього.

При підготовці тексту наказу слід дотримуватися таких правил:

1.     Наказ видавати від першої особи.

2.     Вживати прості речення, що сприяє сприйняттю тексту наказу.

3.     Уживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) в тому разі, коли логічний наголос падає на об’єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок іде поперед підмета) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

Копія наказу

Копія наказу є відтворенням усіх його реквізитів.

Наказ відтворюють машинописним способом, від руки або за допомогою копіювальної техніки, завіряють підписом посадової особи, яка засвідчує відповідність його змісту оригіналу.

Відмітку «Копія» розміщують у правому верхньому куті першого аркуша копії наказу.

Копію наказу завіряють, проставляючи нижче реквізиту «підпис» засвідчувальний надпис «Вірно», найменування посади працівника, який завірив копію, за необхідності – печатку.

Копії наказів завіряють керівник або уповноважена на це особа.

Копію наказу виготовляють і видають з дозволу керівника закладу.

Додатки до наказу

Додатки, затверджені або введені в дію наказом, мають у верхньому правому куті першого аркуша відмітку з вказівкою на назву наказу в давальному відмінку, його дату та номер.

За наявності декількох додатків до наказу на них проставляють порядковий номер: «Додаток  1», «Додаток 2» тощо. Додаткам дають порядкові номери відповідно до черговості згадування їх в тексті. Їх нумерують арабськими цифрами без написання знака «№». Слово «Додаток» в лапки не беруть.

Приклад 1:

Додаток

до наказу директора ЗОШ

від 13.03.06 № 35

Приклад 2:

Додаток

до наказу відділу освіти

від 09.02.06 № 01-06/25

 

Посилання на документ

При посиланні в тексті на будь-який документ необхідно дотримуватися наступного порядку розміщення реквізитів:

-                          найменування виду документа (наказ, постанова, протокол, розпорядження тощо);

-                          найменування організації, яка видала документ;

-                          дата (видання, складання, підписання затвердження);

-                          номер;

-                          заголовок до тексту документа, на який посилаються (якщо він є).

Приклад 1:

На підставі наказу Міністерства освіти і науки України від 04.11.05 № 246 «Про удосконалення керівництва….»…

Приклад 2:

Згідно з листом Міністерства освіти і науки України від 09.12.05 № 01-8/945 «Про відміну дії…»…

 

Перелік наказів

Протягом навчального року в кожній школі  необхідно одні накази видати обов’язково, інші за потреби. Перелік таких наказів обов’язково вказується в річному плані роботи школи. Окремі накази видаються на виконання наказів, розпоряджень райво.